先看見真正卡住的地方
多場活動共用一張橫向 Excel，報名者又分成不同身分與優先層級。 每次截止後都要人工排序、判斷資格、滿額截斷，再整理成不同名單，步驟重複且容易漏人。
改變之前，工作怎麼發生
原流程依賴熟悉表格與各辦公室人員的人逐欄核對。 不同類型的活動，報名規則不同，針對不同年資的人必須報名的課程類型也不同。 這種每年逐漸增加的活動數，從一開始活動只有一兩個，靠人工排列組合，到現在已經14個活動，還要檢查必選與排序，這樣花費人工時間工時太多，也會排錯。
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收集報名
保留原有表單輸出，不要求同事更換已熟悉的收件方式。
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整理職位據點分頁
需要檢查各據點報名狀況、入職五年以下同事的個案研討次數要較多，所以將原本表單的人員列成新的分頁。 讓各據點員工的職位、據點、是否五年以上，這樣資料都先設定好。
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釐清各類型活動報名規則，設計出EXCEL公式
把各類規則分開制定： 1. 必修類只記錄有報名上課的員工 2. 選修課程：各課程選修人數上限 + 要依照報名優先順序來排序 3. 個案研討：年資五年以下選一場、年資五年以上至少選一場，各課程依照志願序安排
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設計報名排序名單
1. 使用EXCEL函數將原本表單內的報名名單，撈出報名課程的人名與排序 2. 職位據點分頁，增加撈取每個人報名個案研討的場數，確保符合個案研討規則
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產出名單
從同一份整理結果產生各活動所需的聯絡與簽到名單。
工具介入哪裡，又停在哪裡
交給工具的部分
Excel 函數的使用，是由使用者提供預期資料結果，讓AI提供 Excel函數。 先用舊版 Excel 可運作的公式與輔助欄接手固定規則，讓每次更新報名資料後都能重算，而不是一開始就導入更複雜的 AI 工具。
仍然由人負責
工具提供可檢查的排序結果，不替代服務判斷。
如何把路線真的走出來
以相容性為第一優先，將資格、場次、排序與名額拆成明確欄位，同一套規則可以在新資料貼入後重複計算，也保留中間欄讓非工程背景使用者能追查。
成果與目前能說到哪裡
流程從「每次重新整理一遍」轉成「貼入資料、檢查例外、輸出名單」，實際節省人力排序時間。
沿路留下的幾個判斷
- 先找到規則固定的段落，不必為了使用 AI 而使用 AI。 AI在這邊的協助是產生Excel函式，這樣即使之後沒有AI也不影響使用。
- 舊工具的限制也是設計條件，能被同事接手比技術新穎更重要。
- 保留中間判斷欄，才能讓自動化結果被信任與覆核。
隱私說明：案例未保存報名者姓名、聯絡方式或服務紀錄；示例只保留抽象流程。